Paras asiakaspalvelujärjestelmä vuonna 2025
Paras asiakaspalvelujärjestelmä on tehokas, käyttäjäystävällinen ja helposti saavutettavissa. Sen tulee mahdollistaa monikanavainen tuki asiakkaille (puhelin, sähköposti, chat) sekä tarjota selkeä ja ajantasainen tuki asiakaspalvelijan työskentelyyn.
Olemme käyttäneet satoja tunteja selvittääksemme, mikä on paras asiakaspalvelujärjestelmä.
Päivitetty: 15.1.2025
Suosittelemamme Asiakaspalvelujärjestelmät yrityksellesi
FreshDesk
- Suosituin asiakaspalvelujärjestelmä
- Tiketit, monikanavaisuus, automaatiot, raportit, analytiikka
- Edullinen ja skaalautuva hinnoittelu
- Sopii pienille, keskisuurille ja suurille yrityksille
- AI - hyödyntäminen asiakaspalvelussa
*Ilmainen 14-vrk kokeilujakso.
Edullinen pilvipohjainen asiakaspalvelujärjestelmä, joka tarjoaa monipuolisia työkaluja asiakaspalveluprosessien hallintaan.
“Suositellut listaus” tarkoittaa, että siinä esiintyvät tahot saattavat tarjota palkkion crmjärjestelmä.com sivustolle sijoitusta vastaan.
Mikä on asiakaspalvelujärjestelmä?
Asiakaspalvelujärjestelmä on tärkeä työkalu tai ohjelmisto, joka auttaa organisaatioita hallitsemaan asiakaspalveluprosesseja tehokkaammin. Näin asiakkaita voidaan palvella tehokkaammin ja nopeammin.
Hyvä järjestelmä auttaa yrityksiä myös kehittämään liiketoimiaan strategisesti enemmän asiakaslähtöisiksi.
Tärkeimpiä asiakaspalvelujärjestelmien ominaisuuksia ovat:
Tikettijärjestelmät: asiakkaiden lähettämät pyynnöt (puhelin, sähköposti, chat) muutetaan tiketeiksi joihin asiakaspalvelijoiden on helppo vastata ja raportteja on nopea laatia.
Tietopankit / itsepalveluportaalit: asiakkaat voivat saada vastauksen ja ratkaisun nopeasti itsepalveluportaaleiden kautta.
Chat: chatit ovat nopein tapa saada yhteyttä asiakaspalvelijaan. Tutkimusten mukaan asiakkaat ottavat kaikkein mieluiten yhteyttä chatin välityksellä verrattuna muihin kanaviin.
CRM: taustalla oleva CRM on välttämätön. Se auttaa asiakaspalvelua seuraamaan tarkasti asiakkaiden vuorovaikutusta yrityksen kanssa ja näin räätälöidä palvelun asiakkaiden tarpeiden mukaiseksi.
Miten valitsen sopivan asiakaspalvelujärjestelmän yritykselleni?
Asiakaspalvelujärjestelmän valintaan vaikuttavat yrityksesi tarpeet asiakaspalveluprosessien ja budjettien suhteen. Kannattaa kiinnittää huomioita seuraaviin asioihin.
Mikä on asiakaspalvelun laajuus tai monimutkaisuus?
Jos tarjoat vain perusasiakaspalvelua, yksinkertainen tikettijärjestelmä voi riittää. Siinä kohtaa, kun asiakaspalvelussa on monivaiheisia tai monikanavaisia tukiprosesseja voi laajempi järjestelmä olla tarpeen.
Esittelemämme asiakaspalvelujärjestelmät ovat skaalautuvia, joka tarkoittaa et ne mukautuvat tarpeidesi mukaan.
Selkeä käyttöliittymä
Järjestelmän tulee olla mahdollisimman helppokäyttöinen, jotta se on helppo ottaa käyttöön ja kouluttaa työntekijöille. Sen pitää olla helppokäyttöinen myös asiakkaille. Kannattaa varmistaa, että valittuun järjestelmään on saatavilla riittävästi tukea ja resursseja.
Monikanavainen tuki
Monikanavainen tuki on ehdoton tänä päivänä. Nykyään asiakaspalvelu tapahtuu usein eri kanavissa, joista käytetyimpiä ovat chatit, sähköpostit ja puhelut. Valitse sellainen järjestelmä, joka tukee näitä kaikkia.
Raportointi ja analytiikka
Asiakaspalveluun liittyvien tietojen seuranta ja analysointi on tärkeää asiakastyytyväisyyden ylläpitämiseksi. Asiakaspalvelustrategia voi olla myös yksi yrityksen menestyksen kulmakivistä, jonka takia kannattaa säännöllisesti analysoida kehityskohteita.
Asiakaspalvelujärjestelmän skaalautuvuus on myös tärkeää. Ei kannata valita sellaista järjestelmää, jota ei sellaisenaan pysty skaalaamaan kasvavien tarpeiden mukaan.
Suosituimmat asiakaspalvelujärjestelmät
Mielestämme kolme asiakaspalvelujärjestelmää nousee yli muiden. Vertailussa otettiin huomioon kaikki palveluihin liittyvät ominaisuudet, niiden käytettävyys, hinta, tuki sekä skaalautuvuus.
TOP lista:
- Freshdesk
- Zendesk
- Intercom
Miksi Freshdesk on mielestämme paras asiakaspalvelujärjestelmä?
Freshdesk on pilvipohjainen asiakaspalvelujärjestelmä. Se tarkoittaa sitä, että yritysten ei tarvitse tehdä suuria investointeja palvelun käyttöönottamiseksi.
Freshdesk on suunniteltu helpottamaan asiakaspalvelun tehokkuutta ja asiakaskokemusta mahdollistaen asiakaspalvelupyyntöjen eli tikettien hallinnan eri kanavissa.
Käydään seuraavaksi yksityiskohtaisemmin läpi eri ominaisuudet joita Freshdesk tarjoaa.
Tikettijärjestelmä: Freshdesk muuttaa asiakaspalvelupyynnöt niin sanotuiksi “tiketeiksi”. Näitä asiakaspalvelijoiden on helppo hallita, käsitellä ja seurata. Se tehostaa myös raportointia ja asiakaspalvelun selkeyttä.
Tikettijärjestelmät ovat laajalti omaksuttuja asiakaspalvelun muotoja, jotka pitävät asiakkaan ja asiakaspalvelijan ajan tasalla.
Automaatiot: Freshdesk tarjoaa runsaan määrän automatisointityökaluja joiden avulla asiakaspalvelua voidaan tehostaa ja nopeuttaa. Nämä automaatiot pitävät sisällään muun muassa tikettien reitityksen oikeille tiimeille / palvelijoille, muistutukset sekä muita automaatio mahdollisuuksia.
Monikanavainen tuki: saat käyttöösi monikanavaisen tuen, joka pitää sisällään portaalit, sähköpostit, chatit, puhelut. Tavoitteena olla asiakkaan kanssa vuorovaikutuksessa juuri siellä missä pitääkin.
Raportit ja analytiikka: käytössäsi on tehokkaat raportointityökalut joiden avulla voidaan seurata suorituskykyä, vastausaikoja, asiakastyytyväisyyttä ja ratkaisuja. Näitä voidaan käyttää esimerkiksi kehityspalavereissa palvelun tehostamiseen ja prosessien optimointiin.
Integraatiot ja mukautettavuus: Freshdesk integroituu lähes kaikkiin CRM-järjestelmiin, markkinoinnin automaatioihin. Dataa on helppo liikuttaa Freshdeskin ja muiden palveluiden välillä. Palvelu on täysin mukautettavissa eri toimialoille ja räätälöitävissä yrityksen omien tarpeiden mukaisesti.
Hinnoittelu: Freshdesk tarjoaa pienille, keskisuurille ja suurille yrityksille joustavia ratkaisuja. Palvelun hinta määräytyy tarpeiden ja palvelun laajuuden mukaisesti. Tarkemman hinnoittelun löydät Freshdeskin sivuilta.
Esimerkki asiakaspalvelujärjestelmän käyttämisestä
Jos et ole ennestään käyttänyt asiakaspalvelujärjestelmää yrityksen näkökulmasta se menee yksinkertaisuudessaan näin:
1. Asiakas ottaa yhteyttä:
- Asiakas lähettää viestin jotakin kanavaa pitkin
- Viesti tulee näkyviin asiakaspalvelujärjestelmään.
2. Viesti muuttuu “tiketiksi”
- Järjestelmä muuttaa kaikki yhteydenotot “tiketeiksi”
- Tiketti pitää sisällään asiakkaan tiedot, viestin sisällön sekä aikaisemmat keskustelut asiakkaan kanssa.
3. Asiakaspalvelija ottaa tiketin käsittelyyn
- Asiakaspalvelija vastaa tiketin kautta asiakkaalle
- Tiketissä voidaan noudattaa sovittua prosessia, esimerkiksi kysytään lisä- tai tarkentavia kysymyksiä ja suoritetaan loppuseuranta ja tyytyväisyyskysely.
4. Ratkaisu ja tiketin sulkeminen
- Kun asiakaspalvelija on ratkaissut asiakkaan ongelman ja asiakas on tyytyväinen, tiketti voidaan sulkea.
- Tarvittaessa tiketti voidaan avata uudestaan mikäli asiakaspalvelijan täytyy jatkaa aikaisempaa keskustelua.
5. Raportit ja seuranta
- Kaikki käsittelemättömät ja käsitellyt tiketit sekä niihin liittyvät meta-tiedot ovat raporteissa näkyvillä. Näissä voidaan seurata vastausnopeutta, ratkaisuprosenttia ja ratkaisunopeutta.
- Tehokkaan seurannan avulla asiakaspalvelua voidaan parantaa.
Asiakaspalvelujärjestelmä on siis yrityksen työkalu, jonka avulla hallitaan asiakaspalvelupyyntöjä ja tarjotaan asiakkaalle mahdollisuus monikanavaiseen tukeen. Tutkimuksissa on todettu, että korkealla asiakastyytyväisyydellä ja yrityksen menestyksellä on vahva korrelaatio.