Excel vai CRM - mitä tehdä, kun Excel ei riitä?

Tämä on hyvin tyypillinen kysymys, jonka kuulemme varsin usein. Excel on erittäin hyödyllinen työkalu asiakashallintaan, prospektointiin ja kumppaneiden hallintaan, mutta ennemmin tai myöhemmin yrityksesi kasvaa ja huomaat ettei pelkkä Excel enää riitä. Tähän vastauksena on tehokas, mukautettava ja hinnoiltaan skaalautuva CRM-järjestelmä.

Markus Siltala
Markus Siltala
Päivitetty: 9.2.2022

Suosittelemamme CRM-järjestelmät yrityksellesi

Pipedrive

Arvio:
5/5

*Ilmainen 40-vrk kokeilujakso.

Pipedrive on myynnin CRM. Myyntityökalut, raportointi ja analytiikka nostavat myyntisi uusiin ennätyksiin.

Freshworks CRM

Arvio:
5/5

*Ilmainen 14-vrk kokeilujakso.

Kokonaisvaltainen ja fiksu ratkaisu liidien tehokkaampaan hallinointiin ja konvertointiin.

Keap

Arvio:
5/5

*Ilmainen 14-vrk kokeilujakso.

Ruohonjuuritason CRM, joka tarjoaa korkealaatuista teknologiaa ja työkaluja asiakashallintaan.

Monday.com

Arvio:
5/5

*Ilmainen  yksityishenkilöille.

Monday.com tarjoaa projektinhallintatyökalut ja CRM-järjestelmän samassa paketissa.

“Suositellut listaus” tarkoittaa, että siinä esiintyvät tahot saattavat tarjota palkkion crmjärjestelmä.com sivustolle sijoitusta vastaan.

Excelin hyödyt ja haitat

Excel tai vaikka Google Sheet ovat kaikkein käytetyimpiä työkaluja korvaamaan CRM-järjestelmät pienemmissä yrityksissä, vaikka tarjoilla on myös edullisia pilvipohjaisia CRM-järjestelmiä. Joidenkin tutkimusten mukaan Suomessa jopa melkein 30% pienistä ja keskisuurista yrityksistä käyttää Exceliä asiakashallintaan vaikka saatavilla olisi kunnon asiakashallintajärjestelmiä, mutta miksi?

On totta, että Excel on erittäin tehokas ja hyödyllinen työkalu. Excelin joitakin hyötyjä ovat:

  • Helppokäyttöisyys
  • Perustoiminnallisuudet, jotka kuka tahansa voi oppia
  • Kaikki tieto yhdellä ”sheetillä” tai sivulla
  • Ei ylimääräistä kustannusta, sillä suurimmalla osalla yrityksistä on käytössä Microsoftin Office palvelupaketti

Kuitenkin Excel on sovelluksena loppujen lopuksi melko rajallinen, eikä riitä korvaamaan heikointakaan CRM-järjestelmää, joita markkinoilta löytyy. Syy tähän on selvä, Exceliä ei ole tarkoitettu asiakashallintajärjestelmäksi.

Yksityisyrittäjälle, jolla ei ole suurta reskontraa, asiakasvirtaa tai muuttuvia myyntilukuja – Excel on varsin riittävä. Kuitenkin jo pienet tai keskisuuret yritykset voivat saada huomattavaa kilpailuetua tehostamalla yrityksen tärkeimpiä toimintoja CRM-järjestelmän avulla.

Kokeile Pipedrive CRM-järjestelmää ilmaiseksi tästä.

Katsotaan seuraavaksi mitä eroa Excelillä ja CRM-järjestelmällä on ja miksi Excel ei usein enää riitä.

Excel ja CRM vertailussa

Excel:

  • Datan syöttäminen: käsin
  • Yhdistä dataa, kumppanit, asiakkaat jne: vain kaavoille
  • Liitteiden säilöminen: ei mahdollista
  • Muutoshistoria: ei löydy
  • Raportointi: kaikki manuaalista käsityötä
  • Työskentely kollegoiden kanssa: ei onnistu
  • Datan säilöminen: ei turvallista

CRM:

  • Datan syöttäminen: Pitkälti automatisoitu
  • Yhdistä dataa, kumppanit, asiakkaat jne: helppoa ja nopeaa. Synkronointi toimii kaikissa sovelluksissa ja laitteissa
  • Liitteiden säilöminen: helppoa ja turvallista
  • Muutoshistoria: erittäin tarkka
  • Raportointi: helposti luettavat graafit, voit luoda omat kpi-mittarit
  • Työskentely kollegoiden kanssa: onnistuu
  • Datan säilöminen: turvallista, GDPR yhteensopivaa

Kuten vertailusta nähdään, Excel on oikein erinomainen työkalu pieniin datatoimintoihin, mutta suuremmassa mittakaavassa se ei tarjoa kaikkia niitä mahdollisuuksia, joita CRM-järjestelmät tarjoavat.

Tämäkin vertailu oli vain karkea pintaraapaisu kaikista niistä ominaisuuksista, joita CRM:t tarjoavat.

CRM-järjestelmästä on paljon hyötyä verrattuna Exceliin

Kaikkien hyötyjen ja toimintojen takia hyvää CRM-järjestelmää ei voi edes verrata Excelin käyttämiseen, koska yksinkertaisesti Excel on loppujen lopuksi vain laskentaohjelma. Olemme kirjoittaneet myös artikkelin mitä hyötyä CRM-järjestelmästä on niille, jotka eivät ole aivan varmoja Excelin käytön vaihtamisesta CRM:ään.

Integraatiot ja viestintä

CRM-järjestelmä on monen yrityksen tärkein voimavara, joka antaa 360 asteen näkymän koko organisaatiosi pelikentille. Me suosittelemme käyttämään Pipedriven CRM:ää, jonka avulla voit kasvattaa merkittävästi yrityksesi myyntiä helppokäyttöisten toimintojen ansiosta.

Projektinhallinta

Kalenterit, tehtävät, resurssienhallinta ja monta muuta erinomaista ominaisuutta, joilla parannat yrityksesi projektien hallintaa. Kasvatat yrityskesi tuottavuutta lähes huomaamatta ja tiedät missä tahdissa tiimisi työskentelevät.

Raportointi ja hallinta

CRM mahdollistaa myynnin ja markkinoinnin tehokkaan yhteistyön, joka näkyy myös asiakkaille erinomaisena palvelun laatuna ja asiakaskokemuksena. Tehokkaiden raporttien ansiosta myös sisään tulevaa rahaa on helppo seurata. Näet suoraan, missä putkessa on kuinka paljon rahaa saatavana.

Yhteenveto Excelin ja CRM-järjestelmän eroista

Excel on siis hyvä työkalu datanhallintaan pienemmissä määrissä, mutta jo yrityksen alkuvaiheen kasvun aikana voidaan huomata selvää kilpailuetua muihin, kun käytetään tehokasta CRM-järjestelmää ja aletaan alusta asti hiomaan organisaation voimavaroja entistä tehokkaammiksi.

Jo pelkästään CRM:n käyttöönotto saattaa moninkertaistaa liikevaihdon. Kun organisaatiolla on punainen lanka, joka on tehokkaasti valvottu ja sitä osataan tulkita oikein, voidaan tehdä strategisesti sellaisia ratkaisuja, jotka tuottavat tulevaisuudessa merkittävää lisäarvoa.

Jos käytät vielä Exceliä, mutta yrität saada yritystäsi kasvamaan. Me suosittelemme ottamaan ohjat käsiin ja tilaamaan Pipedriven CRM-järjestelmän. Alusta asti kannattaa tehokkaasti valjastaa organisaation resurssit siten, että tiedolla on hyvä johtaa.

Pikaopas Pipedrive-järjestelmän Käyttämiseen

Vältä tekemästä samoja virheitä joita 99% pk-yrityksistä tekee ja ala parantamaan myyntiäsi heti tämän ilmaisen oppaan avulla.

Mitä lukijat ovat sanoneet tästä pikaoppaasta

Meillä oli pitkään 30% konversio kauppoihin kun soittelimme liideillemme, luulin että se oli kovaa tasoa. Nyt se on yli 50% ja koitamme laskea prospektien hankkimisen kustannuksia. Kiitos tästä oppaasta, se on ollut mittaamattoman arvokas.
Ville Kinnunen
Myyntipäällikkö
PK-yrityksemme suunta on muuttunut tämän oppaan myötä. En tiennyt tälläisten järjestelmien olevan olemassa ja näin mukautuvia.
Petri Männistö
Liiketoimintakonsultti

Lataa ILMAINEN Pikaopas Pipedriveen

Kerro vain mihin haluat, että lähetämme oppaan.






Kyllä kiitos, minulle saa lähettää sähköpostia. *